Archives historiques

Les instruments de recherche

Il s’agit de deux répertoires numériques proposant une description détaillée pour les fonds d’archives suivants :

• Fonds de l’Andem / Anaes - Fonds de l’évaluation médicale (1987-2000) 
• Fonds du service médical rendu (SMR) (1991-2001) 

Ces instruments de recherche sont également consultables en salle de lecture des Archives Nationales de Pierrefitte-sur-Seine.

Règles de communicabilité

Les documents administratifs tels que définis par la loi du 17 juillet 1978 consultables dès leur création sont immédiatement communicables. Pour les autres documents, la communication est soumise aux délais fixés par la loi 2008-696 du 15 juillet 2008, promulguée et publiée au Journal officiel du 16 juillet 2008.

Le régime commun est la libre communicabilité des archives publiques. Plusieurs délais spéciaux sont prévus afin de répondre à la nécessité de confidentialité inhérente à certains types de documents ou d'information :

• 50 ans pour les documents contenant des informations mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l'État ou la défense nationale  ;

• 75 ans pour les dossiers à caractère judiciaire, pour les minutes et répertoires des notaires ainsi que pour les registres de l'État civil ;

• 50 ans et 25 ans après le décès (ou 120 ans après la naissance) respectivement pour les dossiers de personnel et les dossiers contenant des renseignements à caractère médical.

Traitement des demandes de dérogation pour la consultation d’archives publiques :

Toutefois, la loi prévoit une procédure particulière pour délivrer une autorisation exceptionnelle de consulter des documents n'ayant pas atteint le délai légal de communicabilité : c'est la communication par dérogation. Elle est définie à l’article L. 213-3 du Code du Patrimoine. L'autorisation est accordée par l'administration des archives aux personnes qui en font la demande, après accord de l'autorité dont émanent les documents.

L'administration des archives peut également, après accord de l'autorité dont émanent les documents, décider l'ouverture anticipée de fonds ou parties de fonds d'archives publiques.

Les règles générales et la procédure de dérogation sont précisées par la circulaire du 29 juillet 2010 relative aux dérogations aux règles de communicabilité des archives publiques (NOR : MCCC1020225C, sur le site des Archives de France).

Les différentes étapes :

1.  Le demandeur consulte les répertoires détaillés des versements susceptibles de contenir des documents intéressant ses recherches, dont il doit déterminer la cote exacte pour pouvoir faire sa demande de dérogation.
2.  Il utilise le formulaire de demande de communication par dérogation (disponible sur le site des Archives de France) et renseigne scrupuleusement tous les champs. La reproduction de documents doit être explicitement requise lors du dépôt de la demande, par exemple dans la rubrique « Motivations du demandeur ».
3.  Il adresse sa demande au service d'archives publiques détenteur des documents. Ce dernier enregistre la demande et saisit le service versant pour avis. Après retour du dossier complété par le service versant, celui-ci est transmis au Service interministériel des archives de France pour examen et réponse au demandeur.
4.  Le temps de réponse à une demande de consultation par dérogation ne peut excéder deux mois à compter de l'enregistrement de la demande.

En cas de refus (dûment motivé), le demandeur peut saisir la Commission d’accès aux  documents administratifs (CADA), qui est compétente depuis 2000 pour examiner les refus de communication d’archives en dérogation. Cette saisine précède obligatoirement tout recours devant le juge administratif.